Sivil Toplum
Kuruluşları için Teknik Destek

Öz Düzenleme Modelleri

Kalite yönetimi terimi bir yenilik gibi görünse bile durum öyle değildir. Terimin kökleri I Dünya Savaşı’na kadar uzanır. Savaş kitlesel üretimi tetiklemiş, bu da kalite kontrol ihtiyacını doğurmuştur. Bununla birlikte kavramın asıl gelişmesi Kuzey Amerika ve Japonya’da ancak 1950’den sonra gerçekleşmiştir. Japon şirketler işçilerini, sürecin en sonunda kalite kontrolü yerine kalite kontrolünün üretim sırasındaki rutinin ayrılmaz bir parçası olmasını sağlayacak şekilde eğitmiştir. Kalite güvence sistemlerinin uygulanması en yaygın biçimde ticari yaşamda görülmekle birlikte bu sistemler hükümet dışı kuruluşların çalışmaları dâhil olmak üzere hizmet sektörüne de yayılmıştır.

Kalite güvencesi ve yönetim sistemi, standart ve saydam işlem prosedürlerinin uygulanmasını içerir. Bu prosedürler belirli hedeflere ulaşılmasına, hükümet dışı kuruluşlar dâhil olmak üzere kuruluşların misyonlarını gerçekleştirmelerine katkıda bulunmak üzere tasarlanmıştır. Dolayısıyla, kalite yönetim sistemlerine geçilmesi, hükümet dışı kuruluşlar (HDK’lar) arasında kalite altyapısının oluşturulmasına, yaygınlaştırılmasına ve geliştirilmesine yönelik bir temel ve bu yönde atılan ilk ciddi adım olarak görülebilir.

HDK’lar kendi yararlanıcılarına ve ilgili diğer taraflara mümkün olan en iyi hizmeti sağlama amacındadır. Hükümet dışı kuruluşların kamu sektörü ve özel sektörle işbirliği giderek yaygınlaştığından, çoğu kez elverişsiz ve zorlu koşullarda da olsa kendilerine yönelik kaliteli hizmet sunma, etkili ve etkin örgüt yönetme beklentileri de giderek artmaktadır.

Ayrıca, çoğu kuruluş benzer hizmetler veren başka kuruluşların sert rekabetiyle karşılaşmaktadır.  Hibelere, sözleşmelere ve hitap edilecek kesimlere ulaşma bu rekabetin konuları arasındadır. Kalite konusunda sahiplenme ve titizlik ise bir kuruluşun başkalarıyla rekabetinde önemli bir alan olmaktadır.

Kendi misyonunu gerektiği gibi sahiplenerek gerçekleştirmek isteyen bir hükümet dışı kuruluş hitap ettiği kesimlere iyi hizmetler vermeli, ayrıca donörleriyle olan ilişkileri açısından da kaynak kullanımında profesyonellik, saydamlık, iyi ve akılcı yönetim sergilemelidir. Kimi durumlarda, geçekten iyi hizmetler sunan kuruluşlar bile bunu başkalarına kanıtlamakta güçlük çekmektedir.

Kaliteli bir HDK, ilgili tarafların talep ettikleri hizmetleri, üzerinde anlaşmaya varılmış ve arzu edilir sonuçlara ulaşma amacıyla, süreçleri etkili ve etkin biçimde yöneterek geniş bir kapsamda ve çeşitlilikle sunabilen kuruluştur. HDK’lar için Kısa Kılavuz, kendi iç sistemlerini ve genel örgütsel performanslarını iyileştirmelerinde HDK’lara yol gösterme amacıyla hazırlanmıştır. Kılavuz ISO 9001:2008 çerçevesinde öngörülenleri temel almaktadır ve farklı çalışma alanlarında kendi kendini değerlendirmeye yönelik temel kılavuzları sunmaktadır. Bu belge kalite sistemleri getirilmesi açısından yeterli olmasa bile çalışmalarını iyileştirme planları yapan herhangi bir kuruluş için yararlı bir yazın niteliğindedir.

 

ISO 9001:2008

ISO 9001:2008, kuruluşun etkililiğini (ancak her durumda etkinliğini değil) sağlamayı amaçlamaktadır. Standart, her tür kuruluş için geçerlilik taşımaktadır.

Kalite yönetim sisteminin benimsenmesi, bir kuruluşun vereceği stratejik bir karar olmalıdır.

Bir kuruluşun kalite yönetim sistemini oluşturması ve uygulaması aşağıdaki faktörlerin etkisi altındadır:

  • Kuruluşun içinde bulunduğu ortam, bu ortamda meydana gelen değişiklikler ve ortamla bağlantılı riskler;
  • Değişen ihtiyaçlar;
  • Özel hedefler;
  • Sağlanan ürünler;
  • Başvurulan süreçler;
  • Kuruluşun büyüklüğü ve örgütsel yapısı.

Bu standartla amaçlanan, kaliteli yönetim sistemlerinde ya da belgelerinde tek tip yapı arayışı değildir. Her kuruluşun, standart gerekliliklere yanıt olarak kendi belgelendirme ve kurallarını geliştirmesine olanak sağlayacak esneklik vardır.

PDCA/Plan-Do-Check-Act (Planla-Yap-Kontrol et- Harekete geç) olarak bilinen metodoloji tüm süreçlere uygulanabilir. Burada söz konusu olan, yinelemeli ve dört adımlı bir yönetim yöntemi olup bu yöntem iş yaşamında süreçlerin ve ürünlerin kontrolünde ve sürekli iyileştirilmesinde kullanılır. Bir başka adı da Deming dairesi/döngüsüdür.

Kalite güvence sistemleriyle ilgili daha fazla bilgiye TACSO tarafından hazırlanan HDK’lar için Kısa Kılavuz’da ulaşılabilir: