Asistenca Teknike për
Organizatat e Shoqërisë Civile

Sistemi i garantimit të cilësisë

Edhe pse termi menaxhimi i cilësisë mund të tingëllojë si diçka e re, ky nuk është rasti. Rrënjët e tij datojnë që nga Lufta e Parë Botërore, e cila shkaktoi prodhim masiv dhe nga ana tjetër solli nevojën për kontroll të cilësisë. Megjithatë, ky koncept filloi të zhvillohej më seriozisht në Amerikën e Veriut dhe Japoni vetëm pas vitit 1950. Kompanitë japoneze i trajnuan punëtorët e tyre për të siguruar që cilësia do të bëhet pjesë integrale e rutinore gjatë prodhimit, në vend të kontrollit të cilësisë në fund të procesit. Megjithëse aplikimi i sistemeve të sigurimit të cilësisë është më i shpeshtë në tregti, ai është përhapur në industrinë e shërbimeve, e cila përfshin operacionet e organizatave joqeveritare.

Sistemi i sigurimit të cilësisë dhe menaxhimit nënkupton vënien në funksion të procedurave operative standarde dhe transparente të dizajnuara për të kontribuar në realizimin e qëllimeve të caktuara dhe përmbushjen e misionit të organizatës, përfshirë organizatat joqeveritare. Prandaj, vënia në funksion e sistemeve të menaxhimit të cilësisë mund të perceptohet si themel dhe hap i parë serioz drejt promovimit, krijimit dhe zhvillimit të mëtejshëm të infrastrukturës së cilësisë brenda organizatave joqeveritare (OJQ-ve).

OJQ-të synojnë të ofrojnë shërbime më të mira të mundshme për përfituesit e tyre dhe palëve tjera të interesuara. Meqenëse organizatat joqeveritare po përfshihen gjithnjë e më shumë në bashkëpunimin me sektorin publik dhe privat, pritet që ato më shpesh të demonstrojnë se ofrojnë shërbime cilësore dhe se në mënyrë efektive dhe efikase menaxhojnë organizatat e tyre, shpesh në rrethana të vështira dhe sfiduese.

Përveç kësaj, shumica e organizatave ballafaqohen me konkurrencë të ashpër me organizata tjera që ofrojnë shërbime të ngjashme. Ata mund të konkurrojnë me to për grante, kontrata ose klientë. Angazhimi ndaj cilësisë është një mënyrë e rëndësishme përmes së cilës një organizatë mund të përgatitet për të konkurruar me rivalët e saj. Një organizatë joqeveritare e interesuar për përmbushjen e misionit të saj në mënyrë të përkushtuar duhet të ofrojë shërbime të mira për klientët e saj dhe në të njëjtën kohë të demonstrojë profesionalizëm, transparencë dhe menaxhim të mirë dhe racional të burimeve të saj në ndërveprimet me donatorët e saj. Ndonjëherë, edhe organizatat që ofrojnë shërbime të mira për klientët e tyre duhet të punojnë shumë për tu dëshmuar tek të tjerët.

Një OJQ e cilësisë së lartë është një organizatë, e cila siguron larmi dhe gamë të shërbimeve siç kërkohet nga palët e interesuara, përmes menaxhimit efektiv dhe efikas të proceseve të saj me synimin e arritjes së rezultateve të dakorduara dhe të dëshiruara. Udhëzuesi i Shkurtër për OJQ-të ka për qëllim të jetë një udhëzues për OJQ-të që të përmirësojnë sistemet e tyre të brendshme dhe performancën e tyre të përgjithshme organizative. Bazohet në kërkesat e ISO 9001:2008, dhe ofron udhëzime bazë për vetëvlerësimin e fushave të ndryshme të punës. Ky dokument nuk është i mjaftueshëm për vënien në funksion të sistemeve të cilësisë, por është literaturë e dobishme për çdo organizatë që planifikon të përmirësojë punën e saj.

ISO 9001:2008

ISO 9001:2008 synon të garantojë efektivitetin (por jo domosdoshmërisht efikasitetin) e organizatës. Standardi është i zbatueshëm për të gjitha llojet e organizatave. Miratimi i sistemit të menaxhimit të cilësisë duhet të jetë vendim strategjik i një organizate. Hartimi dhe zbatimi i sistemit të menaxhimit të cilësisë së një organizate ndikohet nga:

  • mjedisi i organizimit të tij, ndryshimet në atë mjedis dhe rreziqet që lidhen me atë mjedis;
  • nevojat e saj të ndryshme;
  • objektivat e saj të veçanta;
  • produktet që ofron;
  • proceset që i shfrytëzon;
  • madhësinë dhe strukturën e saj organizative.

Qëllimi i këtij standardi nuk nënkupton njëtrajtshmëri në strukturën e sistemeve të menaxhimit të cilësisë ose njëtrajtshmëri të dokumentacionit. Është mjaft fleksibël për të lejuar çdo organizatë të zhvillojë dokumentacionin dhe rregullat e saj si përgjigje ndaj kërkesave standarde.

Metodologjia e njohur si PDCA (Plan-Do-Check-Act/Planifiko-Bëje-Kontrollo-Vepro) mund të aplikohet në të gjitha proceset. Është një metodë përsëritëse e katër hapave që përdoret në afarizëm për kontrollin dhe përmirësimin e vazhdueshëm të proceseve dhe produkteve. Gjithashtu njihet edhe si rrethi/cikli Deming.

Udhëzuesin e Shkurtër për OJQ-të janë në dispozicion më shumë sisteme të sigurimit të cilësisë, të zhvilluara nga TACSO.